Юридическая основа
Закон Республики Казахстан «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» приравнивает электронный документ, подписанный ЭЦП уполномоченного лица, к документу на бумаге с собственноручной подписью. Гражданский кодекс прямо допускает письменную форму сделки в электронном виде.
ЭЦП выдаёт Национальный удостоверяющий центр — бесплатно, через eGov. У физлица и ИП есть ключи для подписи, у ТОО — ключи руководителя или уполномоченных сотрудников. Закрытый ключ нельзя передавать другим людям: подпись бухгалтера ключом директора с юридической точки зрения проблема.
Мы не юристы, и для нестандартных случаев — например, договоров с нерезидентами — стоит проконсультироваться со специалистом.
Что можно подписывать ЭЦП
- Договоры
- На разработку, поддержку, рекламу — с приложениями и ТЗ.
- Счета и акты
- Акты выполненных работ по этапам проекта.
- ЭСФ
- Электронные счета-фактуры выписываются в системе налоговой.
- Доверенности и согласия
- Например, на передачу доступов или регистрацию домена.
Как подписать договор с подрядчиком
Согласовать текст
В переписке или общем документе. Фиксируйте финальную версию.
Загрузить в сервис
Сервисы электронного документооборота позволяют подписать документ обеим сторонам и хранят его.
Подписать ЭЦП
Каждая сторона подписывает своим ключом. Сервис показывает, кто и когда подписал.
Хранить
Подписанный файл с подписями — это и есть оригинал. Сохраните его у себя.
Частые ошибки
- Подпись чужим ключом — например, ключом директора, который в отпуске
- Истёкший срок действия ЭЦП
- Подписан не тот файл, что обсуждали
- Нет приложений: договор подписан, а ТЗ осталось в переписке
- Документ «подписан» картинкой подписи в PDF — это не ЭЦП
Переписка тоже имеет значение
Согласования в мессенджере и почте не заменяют договор, но помогают подтвердить договорённости. Важные решения — изменение состава работ, сроков, цены — лучше фиксировать дополнительным соглашением.
Как это выглядит в нашем проекте
Мы согласовываем с клиентом состав работ и цену в переписке, затем отправляем договор и счёт. Клиент подписывает договор ЭЦП через сервис документооборота или присылает подписанный файл, оплачивает счёт на Kaspi или на расчётный счёт, и мы начинаем работу в тот же день.
После каждого этапа выставляется акт, который тоже подписывается электронно. Все документы хранятся в одном месте, их легко найти при проверке или для бухгалтерии. Никаких курьеров, сканов и потерянных оригиналов.
Для клиентов, у которых ещё нет ЭЦП, мы объясняем, как её получить через eGov — это бесплатно и занимает немного времени. Для ТОО важно, чтобы подписывал руководитель или сотрудник с правом подписи; если подписывает другой человек, нужна доверенность.
Электронные документы и бухгалтерия
Для бухгалтерии электронные акты и договоры удобнее бумажных: их легко найти, они не теряются и не требуют места в шкафу. Электронные счета-фактуры в Казахстане выписываются в информационной системе налоговых органов, и ЭЦП нужна для работы с ней в любом случае.
Договоритесь с подрядчиком заранее, какие документы и в каком виде нужны вашей бухгалтерии: договор, счёт, акт, счёт-фактура. Тогда в конце месяца не придётся собирать подписи и переделывать документы.
Безопасность ключей ЭЦП
Храните ключи ЭЦП на защищённом носителе или в приложении с паролем, не пересылайте файлы ключей по почте и мессенджерам и не оставляйте их на общих компьютерах. Если ключ мог попасть к посторонним, отзовите его и получите новый. Подписанный вашим ключом документ имеет такую же силу, как ваша подпись на бумаге, поэтому обращаться с ключом нужно так же внимательно, как с печатью и паспортом.