Зачем компании почта на домене
Письмо от info@company.kz вызывает больше доверия, чем от company2024@gmail.com. Клиенты и партнёры воспринимают это как признак настоящего бизнеса. Кроме того, адрес принадлежит компании, а не сотруднику: когда человек уходит, переписка остаётся.
Вторая причина — безопасность. Если почта на вашем домене, вы управляете доступами, паролями и двухфакторной защитой для всех сотрудников. С личными ящиками это невозможно.
Где разместить почту
- Облачный почтовый сервис
- Google Workspace, Яндекс 360 и аналоги. Платите за каждого сотрудника, получаете надёжную доставку, почту, календарь и облачное хранилище.
- Почта на хостинге сайта
- Дешевле, но доставка зависит от репутации сервера, а сбой хостинга отключит и сайт, и почту одновременно.
- Собственный почтовый сервер
- Для компаний с требованиями к хранению данных и штатным администратором. Малому бизнесу обычно избыточно.
Что настроить после регистрации
MX-записи
Указывают, куда доставлять письма домена. Их выдаёт почтовый сервис, их нужно добавить в DNS.
SPF
Запись со списком серверов, которым разрешено отправлять письма от вашего имени. Без неё письма чаще попадают в спам.
DKIM
Цифровая подпись письма. Сервис даёт ключ, вы добавляете его в DNS, и получатель может проверить подлинность.
DMARC
Правило, что делать с письмами, не прошедшими проверку, и отчёты о попытках подделки. Начните с режима наблюдения.
Проверка доставки
Отправьте тестовые письма на Gmail, Яндекс и Mail.ru и проверьте, что они приходят во «Входящие» и показывают подпись.
Правила для компании
- Личные адреса сотрудников вида name@, общие вида info@ и sales@
- Двухфакторная защита для всех, особенно для владельца и бухгалтера
- Почту для рассылок настраивайте отдельным поддоменом или сервисом
- Не используйте один пароль на почту и на хостинг
- При увольнении закрывайте доступ и пересылайте входящие преемнику
- Доступ к DNS и регистратору домена должен быть у владельца компании
Защита от подделки отправителя
Без DMARC любой может отправить письмо «от вашего имени» с просьбой оплатить счёт. Уведомления DMARC покажут, кто пытается использовать ваш домен, и помогут перейти на строгую политику.
Порядок действий при переходе с личной почты
Если компания уже работает с личных адресов, перенесите переписку постепенно. Сначала создайте новые адреса и поставьте автоответ на старых с просьбой писать на новый. Затем обновите контакты на сайте, в картах, визитках, подписях и договорах.
Старую почту оставьте на несколько месяцев с пересылкой на новую: часть партнёров продолжит писать по привычке. Не забудьте перенести доступы к сервисам, где регистрация шла на личный адрес: рекламным кабинетам, Search Console, платёжным системам и регистратору домена.